DÉCLARATION VIE PRIVÉE
En tant qu’employeur, nous sommes légalement tenus d’établir une Déclaration Vie privée. Mais ce n’est certainement pas la seule raison qui nous pousse à le faire. Nous estimons en effet qu’il est important d’accorder le même niveau d’attention et de précaution dans tout ce que nous faisons. C’est donc également le cas pour les données à caractère personnel, qu’il s’agisse de nos clients ou de vous. En tant qu’entreprise de retail où le cross-channel et les processus numériques gagnent chaque jour en importance, il nous incombe de traiter les données avec la plus grande attention et nous voulons être transparents quant à ce que nous en faisons.
La Déclaration Vie privée contient également les réponses aux questions les plus fréquentes relatives à notre manière de gérer les données personnelles ainsi qu’une description des données que nous conservons dans des dizaines de processus et domaines.
La présente Déclaration Vie privée est inspirée par Intergamma Coöperatief U.A., dont le siège est établi aux Pays-Bas à 3833LB Leusden, Storkstraat 2, inscrite au Registre du Commerce sous le numéro 31021056 (ci-après : « Intergamma » ou « nous »). GAMMA et Karwei sont des formules d’Intergamma. Intergamma est responsable du traitement de vos données à caractère personnel.
Sommaire
1. GÉNÉRALITÉS
2. ENTRÉE
3. TRANSIT
Quiconque postule ou entre en service chez Intergamma communique ses données personnelles. La présente Déclaration Vie privée s’applique dès lors à toute personne liée à Intergamma par un contrat de travail ou une convention de mission.
Bien entendu, nous ne traitons pas vos données pour le simple plaisir de le faire. Tout d’abord, nous avons besoin de vos données personnelles pour l’exécution de votre contrat de travail. Il peut également arriver que nous conservions des données vous concernant parce que nous y sommes légalement obligés, ou parce que vous avez donné votre accord pour que des données spécifiques soient conservées, ou parce que nous (ou un tiers) y avons ce qu’on appelle un « intérêt légitime », par exemple pour garantir la sécurité. Dans la présente Déclaration Vie privée, nous indiquons dans quelles situations c’est le cas.
Intergamma ne conserve vos données personnelles que le temps nécessaire. Ce que cela représente concrètement dépend de l’objectif pour lequel nous traitons vos données personnelles. Vous trouverez plus loin dans ce document les délais de conservation par type de situation.
Intergamma veille à ce que vos données à caractère personnel soient conservées de manière sécurisée. Pour le garantir, nous avons pris différentes mesures techniques et organisationnelles. Par exemple, la conservation (numérique) d’informations avec suffisamment de sécurité ou dans une armoire fermée à clé. Lorsque nous confions le traitement de vos données à des tiers, nous leur demandons d’appliquer au minimum les mêmes mesures de sécurité.
Vous pouvez à tout moment nous demander de vous transmettre les données que nous conservons à votre sujet. Vous pouvez retrouver certaines de ces données dans votre dossier personnel numérique (MIJNHR). C’est le cas pour les données (électroniques) que vous nous avez communiquées vous-même, celles que vous avez créées chez nous ainsi que celles que nous avons utilisées pour conclure un contrat de travail avec vous ou pour lesquelles vous nous avez spécifiquement donné votre accord.
C’est vous qui déterminez les données que nous traitons à votre sujet. Vous pouvez donc à tout moment (nous demander de) modifier ou supprimer des données, ou nous demander de ne plus les utiliser. Dans certains cas, vous pouvez demander que l’utilisation de vos données soit « limitée ». Dans ce cas, nous veillons bien entendu à ce qu’elles ne soient plus utilisées sans votre accord.
Nous pouvons modifier pour vous toutes les données incorrectes, pour autant que vous ne puissiez pas effectuer vous-même les corrections. Vous avez en outre à tout moment la possibilité de retirer toute autorisation de traitement de vos données personnelles que vous auriez accordée précédemment. Seules les données essentielles dont nous avons besoin par exemple pour votre contrat de travail ou pour des raisons fiscales ne peuvent pas être directement supprimées ; ce n’est possible qu’à l’expiration du délai de conservation légal. Si vous avez introduit une demande de suppression de données à laquelle nous ne pouvons pas donner suite, nous vous en informerons le plus rapidement possible.
Dans certains cas, nous devons transmettre vos données à des tiers, par exemple parce que nous travaillons avec des sous-traitants qui ont besoin de vos données. Ils ne peuvent utiliser vos données que dans le cadre de l’exécution des activités faisant l’objet de notre collaboration. Il leur est interdit d’utiliser vos données à d’autres fins ou de les transmettre à des tiers. Dans certains cas, il peut également arriver que nous soyons légalement contraints par des instances officielles ou par d’autres parties de communiquer vos données. Dans tous les cas, nous partageons uniquement les données strictement nécessaires. Nous ne revendrons jamais vos données à des tiers.
Nous travaillons avec différentes applications pour collecter et conserver les données. Afin de protéger votre vie privée, nous appliquons des règles strictes auxquelles ces applications doivent satisfaire. Par exemple, elles doivent toutes être conformes aux normes européennes. La plupart des données personnelles sont conservées au sein de l’Union européenne, ce qui implique que les directives européennes sont automatiquement respectées. Pour les données communiquées en dehors de l’UE, nous travaillons exclusivement avec des tiers qui offrent au minimum le même niveau de protection. Lorsqu’il s’agit de communiquer des données dans d’autres pays et à d’autres tierces parties, nous avons recours à des contrats spéciaux.
Si vous avez des questions relatives à vos données ou à la manière dont nous les traitons, vous pouvez adresser un e-mail à igb.hrm.be@intergamma.be. Vous pouvez aussi éventuellement envoyer un courrier au Responsable de la Protection des Données (dpo@intergamma.nl).
En cas de plainte, par exemple sur la manière dont nous utilisons vos données ou réagissons à vos questions liées à la vie privée, vous pouvez contacter l’Autorité de Protection des Données.
Oui, la Déclaration Vie privée peut être adaptée. La présente version est celle du 1er août 2023. Nous vous conseillons de consulter régulièrement la Déclaration Vie privée. Nous vous tiendrons toujours régulièrement informé des modifications importantes.
Candidature
Lorsque vous postulez un poste vacant, nous avons besoin de disposer d’une série de données à votre sujet pour traiter votre candidature. Il s’agit notamment de votre prénom et de votre nom, de votre adresse ainsi que des données contenues dans votre C.V. Nous avons en outre également besoin de coordonnées telles qu’une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour pouvoir vous contacter. Le cas échéant, nous partageons vos données avec le franchisé du magasin pour lequel vous postulez. Si aucune autre fonction correspondant à votre profil n’est immédiatement disponible, nous conservons vos données maximum 4 semaines. Avec votre accord, nous conservons ces données pendant un maximum de 1 an après la clôture du poste vacant.
Pour pouvoir établir ou modifier votre contrat de travail, nous avons besoin de vos nom, prénom, adresse, date de naissance, profession et numéro de registre national. À partir de votre entrée en service, un numéro personnel unique vous est attribué ; il sert à vous identifier auprès de l’administration en charge du personnel et des salaires, et est lié à votre dossier numérique qui contient les données susmentionnées. À l’issue du contrat de travail, celui-ci est conservé jusqu’à 5 ans.
Le contrat de travail contient tout ce qui a été convenu avec vous. Pour pouvoir respecter ces clauses, nous avons besoin d’une série de données vous concernant. Lors de votre entrée en service chez Intergamma, nous enregistrons une série de données dans votre dossier personnel numérique.
Nous sommes tenus d’y enregistrer une copie de votre document d’identité (passeport, carte d’identité belge ou document délivré aux étrangers). Nous conservons en outre dans votre dossier une série de données générales telles que vos nom, adresse, numéro de registre national, nationalité, date de naissance et fonction. Pour pouvoir verser votre salaire, nous avons également besoin de votre numéro de compte bancaire et du nom du titulaire du compte. Ces informations sont également enregistrées dans le dossier personnel. Nous vous demandons encore de nous donner les coordonnées d’une personne à contacter en cas d’urgence. Ces données sont supprimées à la fin du contrat de travail.
Les membres du personnel habilités à assurer l’ouverture et la fermeture du magasin sont en outre identifiés comme détenteurs de clé. Cela nous permet de savoir que la restitution de la clé doit vous être demandée lorsque vous quittez la fonction.
Dès votre entrée en service chez Intergamma, nous contractons pour vous une assurance accidents et responsabilité civile. Cela se fait de manière anonyme. Votre prénom et votre nom ne sont communiqués à l’assureur qu’en cas de dégâts. Le cas échéant, nous devons également mentionner les circonstances de l’accident. Nous conservons ces données jusqu’à 10 ans après l’accident.
Pour cela, le fonds de pension a besoin de vos nom, prénom, adresse, date et lieu de naissance ainsi que de votre adresse e-mail. La convention de pension ainsi que la fiche de pension et de retraite sont conservées pendant leur durée de validité et jusqu’à 5 ans après que les conditions ont été remplies afin de demander une pension complémentaire.
Dans le cadre de l’application du précompte professionnel, les entreprises sont tenues de communiquer à l’administration fiscale vos nom, prénom, adresse, numéro de registre national, date de naissance et signature.
Si vous avez contracté des dettes, votre salaire peut faire l’objet d’une saisie. Dans ce cas, nous sommes légalement tenus de communiquer à l’administration en charge des salaires une série de données telles que votre nom et votre date de naissance, avec obligation de retenue d’une partie de votre rémunération. Les documents relatifs à une saisie sur salaire sont conservés jusqu’à maximum 10 ans après la fin de ladite saisie.
Formations
Lorsque vous suivez une formation en ligne via la Retail Academy, nous enregistrons vos nom et prénom, adresse e-mail, fonction, service et magasin. Ces informations nous servent à déterminer les formations qui vous concernent. Nous conservons également les résultats. Ces données sont automatiquement effacées lorsque vous quittez l’entreprise.
Nous enregistrons également vos nom, prénom, adresse e-mail, numéro personnel et date de naissance lorsque vous suivez une formation (professionnelle). Nous avons besoin de ces données pour vous remettre un certificat. Pour notre administration interne, nous enregistrons dans votre dossier les études que vous avez suivies ainsi que les copies éventuelles de vos diplômes. Ces données sont effacées au moment où vous quittez l’entreprise.
Pour vous tenir au courant de toutes les modifications importantes dans le cadre de votre travail et pour communiquer avec vos collègues, nous utilisons le système « Toolz », qui permet d’échanger des informations et des idées avec vos collègues. Pour vous permettre de vous connecter au système, nous enregistrons vos nom, adresse e-mail, magasin et fonction. Ces données sont effacées au moment où vous quittez l’entreprise.
Lors des entretiens d’évaluation, des accords relatifs à ce qu’on attend de vous sont pris en concertation avec votre responsable. Ces objectifs sont consignés dans le système conçu à cet effet, afin que vous et votre responsable puissiez en permanence les consulter. Votre responsable enregistre également dans le système vos nom et prénom, votre fonction ainsi que le magasin où vous travaillez. À l’issue du contrat de travail, ces données sont conservées jusqu’à 1 an.
4. PROCÉDURES HR ADMINISTRATIVES
Authentification des systèmes
Pour pouvoir effectuer votre travail, vous utilisez différents systèmes d’Intergamma. Pour pouvoir vous y connecter, nous introduisons vos nom, prénom, fonction et votre e-mail privé dans le Système d’Authentification centralisé. L’invitation initiale à créer un mot de passe ainsi que la communication automatisée, par exemple pour réinitialiser un mot de passe oublié, seront envoyées à l’adresse e-mail transmise à l’administration HR. Les messages seront envoyés à l’adresse e-mail professionnelle si elle est disponible, ou à défaut, à l’adresse e-mail privée. La connexion s’effectue sur base d’une combinaison du prénom et du nom.
Lorsque votre contrat de travail change, nous l’indiquons dans le système de gestion du personnel. Vos nom, prénom et numéro personnel y sont automatiquement associés.
Votre contrat de travail contient des clauses stipulant le nombre d’heures et les jours de travail. Ces informations sont enregistrées et associées à vos nom, prénom et numéro personnel dans votre dossier personnel.
Il peut arriver que des circonstances vous empêchent de venir travailler. À partir du premier jour d’absence, nous enregistrons vos nom, prénom, numéro personnel, adresse du lieu de vos soins et indiquons si vous possédez un filet de sécurité. En cas d’absence prolongée, nous transmettons à l’assurance-maladie la déclaration d’absentéisme mentionnant les données personnelles que nous avons enregistrées.
En outre, le certificat médical est conservé jusqu’à 5 ans après un litige éventuel, sans toutefois dépasser un délai d’un an après la fin du contrat de travail.
Dans certaines fonctions, vous avez droit à un abonnement GSM payé par Intergamma. Si c’est le cas, nous enregistrons à des fins administratives vos nom, prénom, fonction et numéro de téléphone professionnel. Les numéros professionnels sont publiés en interne pour que vos collègues y aient accès.
Si vous déclarez des frais requis par vos activités professionnelles ou si vous demandez la réduction accordée au personnel dans les magasins, vous pouvez les déclarer via l’Appli SD Worx. Après approbation, le montant est versé sur le numéro de compte bancaire que vous avez mentionné lors de votre entrée en service.
Dans des cas exceptionnels, un avertissement officiel ou un blâme peut vous être adressé. Dans ce cas, au-delà de cet avertissement, nous enregistrons également vos nom, prénom et fonction. Nous conservons ces informations jusqu’à la fin de votre contrat chez Intergamma.
5. SERVICES HR COMPLÉMENTAIRES
Contrats d’étudiants
Si vous travaillez ou êtes en apprentissage via un contrat d’étudiant, l’employeur est tenu de conserver le contrat d’étudiant pendant 5 ans après la fin du contrat. En outre, il incombe à l’employeur d’introduire une déclaration DIMONA pour ledit contrat d’étudiant. Ce contrat de travail doit entre autres contenir les données suivantes : identité, date de naissance et domicile des deux parties.
Pour avoir une bonne vue d’ensemble par exemple sur la composition de l’équipe ou sur la rotation du personnel dans le magasin, nous générons des rapports de gestion destinés aux responsables. Ces rapports de gestion peuvent mentionner vos nom, prénom, adresse et des données relatives au contrat de travail.
Si vous êtes titulaire d’un certificat de conduite d’un chariot élévateur, nous l’enregistrons auprès de l’organisme en charge des formations. Pour cela, nous avons besoin de vos nom, prénom, adresse, adresse e-mail et date de naissance. Comme nous devons savoir qui est en possession d’un certificat de conduite d’un chariot élévateur, nous enregistrons également cette information dans notre propre administration.
À des fins de sécurité (il s’agit en l’occurrence d’un intérêt légitime), le magasin place les espaces publics sous vidéosurveillance. Ces données sont conservées 28 jours.
La dernière modification de la présente Déclaration Vie privée date du 1er août 2023.